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la concertation: quelques techniques pour communiquerOrganiser
la concertation: quelques techniques pour communiquer
| On a bien commencé à se réunir, mais on a de gros problèmes de méthodologie et de surcharge de travail. C’est un peu la « réunionnite ». | Les réunions ne sont décevantes que parce qu'on les dévalue, en en provoquant trop et en attendant trop peu de leurs échanges ; chaque réunion, si des possibilités de communication réelles sont accordées aux participants, est pleine de richesses et de rebondissements ; il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réunions, mais des réunions suffisamment ou insuffisamment préparées, définies et analysées ; et la vertu d’une bonne préparation, pour des responsables, permet d'être disponible à l'égard de tout ce qui pourrait se passer, et, au travers des réactions et événements prévisibles, de s'apprêter à accueillir l'imprévu même. |
Comment éviter la réunionnite aiguë
Quelques règles simples permettent de prévenir le syndrome réunionnite aiguë :
·Déterminez un calendrier prévisionnel de réunions d’équipe, ni trop, ni trop peu, de sorte à permettre à chacun de s’organiser en terme de disponibilité matérielle (et mentale).
Quelques jours avant une réunion, consultez et fixez un ordre du jour réaliste en quelques points, centrés sur le projet mené ou le problème rencontré, afin d’éviter tout débordement ou toute surcharge qui ferait dévier l’objet même de la réunion.
·Donnez-vous un protocole des rôles, tournants si possibles, à tenir : animateur, secrétaire de séance, gardien de l’ordre du jour, ambassadeur de l’équipe, etc.
·Chaque fin de réunion doit se clore par la récapitulation des points de décision prise, des questions encore à traiter, de la date de la prochaine réunion.
·Organisez le travail entre deux réunions en constituant des mini-groupes, ou des binômes chargés de collecter de l’information, de produire un document qui sera soumis au groupe
·Tenez un cahier de bord de l’équipe, collectant à la fois les relevés de décision, les documents de travail, les documents ressources utilisés ; cela permettra de dépasser l’impression pénible de la stagnation, et d’informer les éventuels absents ponctuels.
Se donner quelques référents communs : une technique pour stabiliser un concept en équipe
La dimension « valeurs» apparaît souvent quand les membres d’une équipe s’exposent ; mais les valeurs ne sont pas données en soi, elles se construisent aussi en équipe. A cet égard, la technique du Q-sort (choix à partir d’une série de propositions,) peut être appliquée, par exemple sur le concept et/ ou les pratiques de l’interdisciplinarité.
Chacun reçoit la liste des propositions numérotées et deux bulletins de réponse: un qu’il garde pour aide-mémoire, un à communiquer au groupe. Le dépouillement des choix de propositions, affectées chacune de coefficient, puis le total des points par proposition fait alors apparaître deux ou trois propositions largement partagées, mais aussi autant d’items rejetés. Ce début de consensus qui permet à tous les membres d’approfondir par exemple dans une étape ultérieure les modes et les techniques d’évaluation du travail des élèves.
Sur la méthodologie du Q-sort et quelques autres exemples, voir le site DIVERSIFIER, tapez Q-sort : diversifier.fr.fm
La formalisation par l’écriture est un moment obligé dans le travail d’équipe afin de dépasser le niveau « café du commerce » ; la mise en mots permet de faire des choix et de mieux communiquer ensemble puis à l’extérieur.
L’écriture collective peut s’enrichir de supports métaphoriques simples, mais efficaces : c’est le cas de la technique du blason. Un blason partitionné (c’est le terme héraldique, chaque partie a une attribution de thème, modulable selon les cas) peut être proposé à chaque membre, ou par binôme ou par trio, puis les productions sont exposées au groupe ; on détermine ensemble ce que sera le blason du projet de l’équipe. Par exemple :
